Politique de confidentialité — Foka Esthétique Inc.

Date d’entrée en vigueur : 19 septembre 2026.

1. Portée de cette politique

Cette politique présente les traitements de renseignements personnels associés aux activités de Foka Esthétique Inc., notamment :

• la navigation sur https://salon.foka-esthetique.ca/ ;
• les demandes, comptes, achats et commandes ;
• les réservations et prestations en salon ;
• le programme Foka Fidélité ;
• les formulaires de soins et documents signés ;
• les communications transactionnelles et promotionnelles ;
• les photos et vidéos de clientes ;
• la vidéosurveillance ;
• les renseignements conservés sur papier ou dans les outils externes utilisés par Foka.

Les renseignements concernés peuvent être recueillis directement auprès de vous, lors de votre utilisation du site ou dans le cadre de vos échanges et activités avec le salon.

2. Responsable et coordonnées

Le responsable de la protection des renseignements personnels est Charles.

Pour toute question, demande ou plainte :

Foka Esthétique Inc. — À l’attention de Charles
2820 chemin des Quatre-Bourgeois
Québec (Québec) G1V 1X9
Canada

Courriel : info@fokaesthetique.ca

Ce courriel constitue le canal principal pour les demandes de confidentialité.

3. Renseignements recueillis et finalités

Site Web, comptes et demandes

Selon votre démarche, nous pouvons recueillir vos nom, prénom, adresse courriel, numéro de téléphone, informations de compte et renseignements que vous fournissez dans un formulaire ou un message.

Nous les utilisons pour gérer votre compte, vous répondre, traiter votre demande et fournir le service demandé.

Le site utilise WordPress. Les mots de passe des comptes WordPress sont conservés sous forme de hachages.

Certains formulaires liés aux soins ou aux abonnements comportent des questions supplémentaires, notamment sur les allergies ou la prestation souhaitée. Les champs présentés dépendent du formulaire utilisé.

Les recherches effectuées sur le site et certains parcours de préremplissage ou de confirmation peuvent faire apparaître des renseignements dans l’adresse de la page. Ceux-ci peuvent alors se retrouver dans l’historique du navigateur ou des journaux techniques. Évitez de communiquer des renseignements sensibles dans une recherche ou un message général qui n’est pas destiné à les recueillir.

Achats, commandes et paiements

WooCommerce permet de gérer les comptes, paniers et commandes.

Les renseignements traités peuvent comprendre :

• l’identité et les coordonnées ;
• les adresses de facturation et de livraison lorsqu’elles sont nécessaires ;
• les produits ou services commandés, quantités et montants ;
• les taxes, statuts et notes commerciales ;
• les références de paiement et renseignements nécessaires au rapprochement des transactions ;
• les données techniques de session et de commande.

Ces renseignements servent à traiter les achats, assurer leur suivi, répondre aux demandes et conserver les pièces nécessaires aux activités comptables.

Les paiements sont traités selon le moyen proposé et le prestataire utilisé dans le parcours concerné. Foka utilise également Clover dans ses activités hors du site. Les renseignements échangés dépendent du mode de paiement et des fonctionnalités utilisées.

Ne transmettez pas de numéro de carte par courriel ou dans un formulaire général.

Réservations et Lemyro Réservation

Pour organiser une prestation, le système de réservation traite notamment les nom, prénom, courriel et téléphone, ainsi que le service, la date, l’heure, le salon et la professionnelle concernés.

Il peut également traiter les statuts du rendez-vous, renseignements d’acompte et de solde, liens avec les commandes et historiques nécessaires au suivi.

Les horaires et disponibilités des professionnelles servent à organiser les prestations. Des courriels transactionnels sont configurés pour certains événements de réservation et rappels.

Les communications manuelles par téléphone, SMS ou messagerie sont distinctes des notifications automatiques du système.

Foka Fidélité

Le programme de fidélité traite les références de compte ou de client, les points gagnés, utilisés ou restaurés, les achats admissibles, les parrainages, les statuts et les historiques nécessaires à la justification des opérations.

Des courriels sont configurés pour certaines opérations de points et de parrainage.

L’adhésion au programme ou l’utilisation des points ne constitue pas un consentement marketing général.

4. Formulaires de soins et renseignements sensibles

Foka utilise notamment un formulaire de défrisage/lissage qui recueille l’identité, le téléphone, le courriel, la prestation choisie, la date, un nom de validation et une signature dessinée.

Il comprend une réponse Oui/Non concernant la grossesse ou l’allaitement, ainsi que des attestations relatives à l’historique capillaire et aux allergies, aux risques, aux précautions, à l’entretien et à l’acceptation des soins.

Ces renseignements servent à documenter les déclarations et l’accord relatifs à la prestation. Foka maintient la collecte de la réponse concernant la grossesse ou l’allaitement et de la signature.

Les renseignements concernant la santé, la grossesse ou l’allaitement, ainsi que les documents signés, font l’objet d’une attention particulière. Leur utilisation doit rester liée aux finalités pour lesquelles ils sont recueillis.

Accès aux dossiers

La règle d’accès retenue par Foka est celle du moindre accès nécessaire :

• accès des administrateurs autorisés de Foka ;
• accès de certains employés uniquement lorsque leurs fonctions le nécessitent.

Cette règle s’applique aux documents et à leurs copies dans les systèmes utilisés par Foka.

PDF et copies

Le formulaire génère un PDF contenant les déclarations et la signature. Le document est conservé sur le serveur et joint à un courriel adressé à la boîte salon Gmail configurée ainsi qu’à la personne signataire.

Des restrictions d’accès Web sont présentes sur le répertoire de stockage des PDF. Des copies peuvent également exister dans les courriels ou sur d’autres supports utilisés pour le traitement du dossier.

Le calendrier cible de conservation s’applique au document et à ses copies. Sa mise en œuvre ne doit pas être confondue avec l’existence d’une suppression automatique, qui n’est pas actuellement vérifiée pour tous les supports.

Des contrôles anti-abus utilisent temporairement des identifiants pseudonymisés dérivés du courriel et de l’adresse IP.

Personnes mineures

Pour les soins concernés, la politique interne de Foka exige l’autorisation d’un parent ou du titulaire de l’autorité parentale.

Cette exigence décrit la politique de Foka. Elle ne constitue pas une affirmation générale sur les règles légales applicables à tous les soins ou à toutes les personnes mineures.

Le consentement aux soins ne vaut pas consentement aux communications promotionnelles ou à la publication d’images.

5. Photos et vidéos de clientes

Foka prend et conserve des photos et vidéos pouvant permettre d’identifier des clientes. Leur utilisation doit correspondre aux finalités et supports acceptés.

Foka distingue :

1. le consentement à la prise et à la conservation ;
2. le consentement à la publication.

Les finalités pouvant être autorisées comprennent le dossier ou suivi de prestation, les images avant/après, le portfolio et la promotion ou publicité.

Les supports pouvant être autorisés comprennent :

• le site Foka ;
• Instagram ;
• Facebook ;
• TikTok ;
• la publicité payante.

L’autorisation doit permettre d’identifier clairement les finalités et les supports acceptés. Elle ne doit pas être interprétée comme une autorisation générale pour tous les usages.

Le refus de publication ne doit pas empêcher la prestation lorsque cette publication n’est pas nécessaire à celle-ci.

Pour les personnes mineures, l’autorisation parentale est prévue selon la politique Foka applicable.

Retrait d’une autorisation

Pour demander le retrait d’une autorisation, contactez Charles à info@fokaesthetique.ca en indiquant, dans la mesure du possible, le média et le support concernés. Ne transmettez pas plus de renseignements que nécessaire pour identifier votre demande.

La demande doit être examinée pour interrompre les usages concernés et traiter le retrait sur les supports contrôlés par Foka, en tenant compte des obligations applicables et des éventuels besoins documentés de conservation.

Le retrait de publication est distinct de la conservation éventuellement nécessaire d’un document dans un dossier de prestation.

Une publication peut avoir été copiée ou partagée par des tiers. Foka ne garantit pas l’effacement de toutes les copies externes.

6. Communications transactionnelles et marketing

Foka utilise le courriel, les SMS, le téléphone et des messageries telles que WhatsApp ou Messenger.

Communications transactionnelles

Ces communications servent notamment à répondre à une demande, organiser une prestation, suivre une commande, transmettre un document ou informer d’une opération de fidélité.

Communications promotionnelles

Les communications marketing présentent des offres, promotions ou autres messages publicitaires. Elles doivent être distinguées des échanges nécessaires à un service.

Une réservation, un consentement aux soins ou une adhésion à Foka Fidélité ne constitue pas un consentement marketing général.

Le consentement ou l’autre fondement applicable doit correspondre au canal et à l’utilisation concernés. La présence de coordonnées dans un dossier ne suffit pas, à elle seule, à établir un consentement promotionnel.

Retrait et désabonnement

Vous pouvez demander l’arrêt des communications promotionnelles :

• au moyen du mécanisme de désabonnement lorsqu’il est fourni ;
• en signalant votre choix lors d’un échange avec Foka ;
• en écrivant à info@fokaesthetique.ca.

La procédure retenue prévoit la prise en compte du retrait dans les listes et outils concernés. Elle ne présume pas l’existence d’une synchronisation automatique entre tous les systèmes.

Le retrait des promotions est distinct des messages nécessaires à une commande ou à un rendez-vous en cours.

Une information minimale sur votre opposition peut être conservée pour éviter une nouvelle sollicitation contraire à votre choix. Cette information doit rester distincte du profil utilisé pour les campagnes.

7. Outils externes et dossiers papier

Foka utilise notamment OneDrive, Gmail, des téléphones et Clover, ainsi que des dossiers papier.

La conservation est principalement numérique. Certains renseignements ou copies peuvent néanmoins se trouver dans des courriels, pièces jointes, dossiers partagés, appareils, applications de messagerie ou documents papier.

Gmail reçoit notamment les PDF de soins selon le fonctionnement identifié. Les autres renseignements présents dans chaque outil dépendent de son utilisation effective.

Les accès doivent être limités selon les fonctions et les besoins. Les règles de conservation et le traitement des demandes doivent tenir compte des copies pertinentes, quel que soit leur support.

Le nom d’un outil ne permet pas de déduire que tous les renseignements y sont stockés ou qu’ils sont automatiquement synchronisés avec les autres systèmes.

8. Vidéosurveillance et enregistrement audio

Des caméras sont présentes dans tous les salons. Certaines couvrent également des zones extérieures devant des salons.

Le système est géré directement par Foka. Il comprend l’enregistrement vidéo et audio.

Les finalités déclarées sont :

• la sécurité des personnes, des lieux et des biens ;
• la prévention des incidents ;
• la documentation des incidents.

La durée de conservation actuelle déclarée est de 60 jours.

L’accès aux enregistrements est réservé aux administrateurs autorisés de Foka Esthétique. Des avis signalant la vidéosurveillance sont présents.

L’enregistrement audio, la durée de 60 jours et l’information fournie aux personnes concernées font l’objet d’une revue juridique recommandée. Leur mention dans cette politique ne constitue pas une validation de leur nécessité ou de leur conformité dans toutes les situations.

Des extraits liés à un incident peuvent nécessiter une conservation distincte, limitée au besoin documenté et aux obligations applicables.

Communication aux autorités

Des enregistrements peuvent être communiqués aux autorités compétentes, notamment à la police, lorsqu’une demande ou une situation le justifie conformément aux règles applicables.

Une demande informelle ne déclenche pas automatiquement une communication. La justification, le fondement applicable et la portée des renseignements à communiquer doivent être examinés selon les circonstances.

Pour une question concernant vos renseignements dans ce contexte, contactez Charles.

9. Cookies, statistiques et publicité en ligne

Le site utilise Complianz pour présenter les choix de consentement et permettre de rouvrir les préférences.

Les cookies et stockages nécessaires peuvent notamment maintenir une session de compte, un panier, un choix de consentement ou une étape de réservation.

Les services statistiques et publicitaires identifiés comprennent Google Analytics 4, des balises publicitaires Google, Pinterest et Burst Statistics. Selon les autorisations et le service, ils peuvent traiter des identifiants de navigateur et des renseignements de navigation ou d’événement.

Dans l’intégration actuelle, le tag Google commun à Analytics et Ads exige les catégories statistiques et marketing. Certains autres services dépendent du parcours utilisé, notamment des outils de connexion Google ou reCAPTCHA.

Les contrôles effectués après correction ont confirmé le fonctionnement du blocage avant choix et après refus, ainsi que l’activation des services autorisés et la modification des préférences dans les parcours testés.

Vous pouvez modifier votre choix avec le contrôle de consentement du site. Le retrait vise à interrompre les collectes concernées et peut supprimer certains identifiants présents dans votre navigateur. Il ne garantit pas l’effacement des renseignements déjà reçus par un tiers.

La durée d’un cookie est distincte de la durée de conservation des données dans les systèmes du prestataire. L’utilisation d’un autre navigateur ou la suppression des cookies peut entraîner une nouvelle demande de choix.

Search Console sert à analyser la présence du site dans les résultats Google ; il ne constitue pas un formulaire client.

10. Prestataires et communication hors Québec

Foka fait appel à des services d’hébergement, de transmission de courriels, de paiement, de stockage, de communication, de statistiques et de publicité selon les besoins de ses activités.

Les services identifiés ou confirmés comprennent notamment Google/Gmail, Microsoft OneDrive et Clover, ainsi que les services mentionnés dans cette politique.

WordPress, WooCommerce, Lemyro et Foka Fidélité sont des composants logiciels. Leur utilisation ne prouve pas, à elle seule, qu’un renseignement est transmis à leur éditeur.

Les renseignements communiqués dépendent du service utilisé et de sa finalité. Les lieux de stockage ou d’accès peuvent varier selon le fournisseur et sa configuration. Foka ne présente pas l’ensemble de ses données comme étant exclusivement conservées au Québec ou au Canada.

Les communications hors Québec et les conditions applicables aux fournisseurs doivent être évaluées selon les exigences pertinentes. Les plateformes externes ont également leurs propres pratiques de confidentialité.

11. Conservation des renseignements

Foka a approuvé le calendrier suivant comme politique cible, sous réserve des validations juridiques, comptables et opérationnelles applicables.

Ce calendrier ne signifie pas que toutes les durées sont déjà configurées ni que des suppressions automatiques sont activées. La mise en œuvre doit tenir compte des copies, des accès, des sauvegardes et des obligations propres à chaque catégorie.

Exceptions et sauvegardes

Une conservation différente peut être nécessaire pour des obligations légales, comptables ou fiscales, un litige, un incident, la sécurité, un dossier actif ou une autre obligation documentée.

L’exception doit être limitée aux renseignements concernés et réexaminée lorsque le besoin prend fin. Une obligation portant sur une pièce ne justifie pas automatiquement la conservation de tout le dossier.

La rotation générale cible des sauvegardes est de 90 jours, sous réserve des exceptions nécessaires. Il ne s’agit pas d’une garantie d’effacement immédiat de toutes les copies. Une restauration doit prendre en compte les demandes et suppressions applicables.

12. Protection et accès

Les mécanismes techniques observés comprennent HTTPS, l’authentification, les rôles WordPress, des contrôles applicatifs et des restrictions d’accès au répertoire des PDF de soins.

La règle d’organisation retenue est de limiter l’accès aux renseignements selon les fonctions et le besoin réel. Pour les enregistrements des caméras, l’accès est réservé aux administrateurs autorisés.

Les procédures doivent également tenir compte des appareils, documents papier, copies externes, départs du personnel et incidents.

Aucune mesure ne permet de garantir une sécurité absolue.

13. Demandes, choix et plaintes

Charles est responsable du traitement des demandes de confidentialité.

Vous pouvez le contacter pour obtenir de l’information, demander l’accès ou la rectification de vos renseignements, retirer un consentement, signaler une opposition ou faire examiner une demande de suppression ou de cessation de diffusion.

Selon les conditions applicables, une demande de portabilité peut concerner certains renseignements informatisés recueillis auprès de vous.

Une vérification d’identité proportionnée peut être nécessaire. Ne transmettez pas spontanément une pièce d’identité ou un dossier médical complet par courriel général.

La procédure doit rechercher les renseignements pertinents dans les systèmes applicables, notamment :

• WordPress et WooCommerce ;
• Lemyro Réservation et Foka Fidélité ;
• Gmail et OneDrive ;
• les téléphones et Clover ;
• les dossiers papier ;
• les formulaires et PDF ;
• les photos et vidéos.

Les demandes concernant les enregistrements de surveillance sont examinées dans le cadre correspondant.

Les obligations de conservation, les droits d’autres personnes et les exceptions applicables peuvent limiter une suppression ou une communication. Une demande ne signifie donc pas nécessairement l’effacement immédiat de l’ensemble d’un dossier.

Les demandes d’accès ou de rectification sont traitées dans les délais applicables, généralement 30 jours suivant leur réception pour une entreprise.

Vous pouvez adresser une plainte à Charles. Les recours auprès de la Commission d’accès à l’information demeurent disponibles selon les circonstances.

Courriel : info@fokaesthetique.ca

Adresse :
Foka Esthétique Inc. — À l’attention de Charles
2820 chemin des Quatre-Bourgeois
Québec (Québec) G1V 1X9
Canada

14. Mise à jour de la politique

Cette politique sera mise à jour lorsque les pratiques décrites changent. La version disponible sur le site indiquera sa date d’entrée en vigueur.

Les changements nécessitant une nouvelle information ou un nouveau consentement devront être traités selon leur nature et les règles applicables. La mise à jour de cette politique ne vaut pas, à elle seule, consentement à une nouvelle utilisation de vos renseignements.